LỰA CHỌN SẢN PHẨM TRIỂN KHAI ERP

Trong các thành phần liên quan giải pháp ERP thì sản phẩm có thể nói là quan trọng nhất, vì sản phẩm không hoàn chỉnh thì xem như giải pháp không trọn vẹn hoặc không thực hiện được cho dù đối tác tư vấn giải pháp có khả năng đến đâu. Chúng ta vẫn có thể nhờ đối tác tư vấn triển khai tùy biến thêm (Customize), nhằm đáp ứng đầy đủ yêu cầu của nghiệp vụ nhưng chúng ta cũng phải đo lường các mức độ ảnh hưởng của các Customize đến các chức năng, workflow hệ thống ERP sẵn có bằng các câu hỏi sau:

• Việc customize ảnh hưởng đến phân đoạn nào của hệ thống: đầu vào, đầu ra hay thay đổi luôn cấu trúc của hệ thống đang có. Nếu tác động quá nhiều vào xương sống của sản phẩm thì sẽ ảnh hưởng đến chức năng chuẩn và điều này sẽ ảnh hưởng đến việc vận hành, duy trì, bảo trì, nâng cấp sản phẩm của Đơn vị nhận triển khai. Các hãng phần mềm sẽ không có trách nhiệm xử lý các lỗi phát sinh do việc customize gây ra.
• Xem xét các chức năng Customize phục vụ cho mục đích gì. Đa phần chúng ta đều nghĩ ERP là phải đáp ứng hết tất cả các yêu cầu quản lý mà không biết rằng hệ thống ERP phục vụ chính cho các số liệu tài chính, kế toán. Ví dụ như chúng ta mua phân hệ quản lý tài sản để tập hợp chi phí xây dựng cơ bản, mua mới, khấu hao, thanh lý tài sản...vv theo quy định của chế độ kế toán nhưng lại yêu cầu các thông tin liên quan bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế thiết bị, tài sản...vv thì việc customize thêm sẽ tiêu tốn rất nhiều nguồn lực cho phát sinh này thay vì mua mới phân hệ bảo trì, bảo dưỡng tài sản.

Các sản phẩm ERP phổ biến hiện nay như sau:

• SAP
• Oracle
• AX Dynamics
• Infor
• Sun System
• Các phần mềm nhỏ khác
• ...vv

Nếu đứng dưới góc độ "nuông chiều" người dùng cộng với chi phí thấp thì các sản phẩm ERP nhỏ lẻ chiếm ưu thế. Đặc điểm của các sản phẩm này là:

• Cho phép người dùng sửa, xóa chứng từ đã được lập bất cứ lúc nào cần, ngay cả khi đã chạy giá, đóng kỳ và lập các báo cáo phục vụ điều hành. Rất hữu ích cho việc xử lý về mặt hệ thống khi người dùng phát hiện chứng từ được lập không phù hợp với số liệu mong muốn được quản lý bên ngoài
• Không đòi hỏi cao về hiểu biết cũng như kỹ năng sử dụng sản phẩm của người dùng cuối
• Rất phù hợp để quản lý số liệu kế toán tập trung và khai thác số liệu theo chế độ ké toán hiện hành

Đối với các sản phẩm ERP lớn như SAP hay Oracle...vv thì tính nghiêm ngặt cao hơn trong quản lý số liệu và kỹ năng sử dụng sản phẩm. Một khi số liệu đã được chốt (Posted) thì yêu cầu về việc chỉnh sửa số liệu sẽ phải tuân thủ theo quy trình đã được thống nhất trước nhằm đảm bảo tính nhất quán của số liệu đã báo cáo. Các hành động can thiệp vào cơ sở dữ liệu gốc sẽ ảnh hưởng đến vận hành hệ thống. Ở chiều hướng ngược lại thì tính minh bạch của hệ thống quản trị được nâng cao đáng kể.

Lưa chọn sản phẩm ERP phụ thuộc nhiều vào nhìn nhận của chủ doanh nghiệp và khả năng hấp thụ sản phẩm của người dùng cuối để công tác vận hành không bị ảnh hưởng. Nếu chỉ đơn thuần xem trọng vào công tác quản lý số liệu tập trung, chi phí muốn bỏ ra thấp, văn hóa nhân viên chậm thay đổi theo công nghệ thì doanh nghiệp nên tìm kiếm các sản phẩm dễ sử dụng, giá cả cạnh tranh, vận hành đơn giản. Nếu doanh nghiệp có tham vọng nâng cao vị thế, gia tăng giá trị thương hiệu, tạo nền tảng bình đẳng và đứng ngang hàng với các doanh nghiệp của khu vực và thế giới thì sản phẩm ERP ngoại có lẽ là lựa chọn ưu tiên cao hơn.

Triển khai ERP ảnh hưởng đến các quá trình sản xuất kinh doanh và tác động trực tiếp đến con người nên việc lựa chọn sản phẩm triển khai ERP ảnh hướng rất lớn đến thành công.

Một số quy trình cơ bản sản phẩm ERP cần xây dựng:

1. Procure To Pay (Từ mua hàng đến thanh toán): Hình (Chart) 1
2. Order To Cash (Từ bán hàng đến thu tiền): Hình (Chart) 2
3. Make To Oder (Sản xuất theo đơn hàng đặt hàng): Hình (Chart) 3

Hình (Chart) 1:

Hình (Chart) 2:

Hình (Chart) 3:

-------------------------------------------------------------------

ERP PRODUCT SELECTION FOR IMPLEMENTATION
In ERP solution, product can be considered as the most important part because implementation process can not fulfill business requirements or deploy despite of hiring qualified consulting service without completed product features. In some cases, customization is needed to meet some specific enterprise processes but we should measure the impact level to functions, workflows of ERP system with some questions such as:

• Customization will impact which parts of system: input, output or the frameworks or workflows of some processes. If customization percentage is too high then some standard functions will operate improperly and reduce operational effectiveness, system maintenance and upgrade afterwards  Furthermore, software developer will not take responsibility for add-on attached to standard functions.
• Examine carefully which customization is needed. Some enterprises usually think that ERP can meet any management requirements while ERP system mainly serves for finance and accounting. For example, Fixed Asset module manages CIP cost allocation, asset addition, depreciation and retirement...etc based on current accounting rules. For asset maintenance, repair, equipment replacement...etc will be applied in Asset Management module.

Some popular ERP product such as:

• SAP
• Oracle
• AX Dynamics
• Infor
• Sun System
• Some small products
• ...etc

In aspect of satisfying user requirements with low cost, some small products have some  advanced characteristics:

• Allow user to edit, delete original voucher even for the past reported number. It is very helpful for adjust accounting book whenever discovering something wrong or beyond enterprise expectations.
• User skill is not highly required
• Manage concentrated accounting book and support for current accounting rules.

For large ERP system like SAP or Oracle ...etc, strict management and user skill are needed to control accounting data. In cases, the data is posted and period closed, if any requirements for adjusting must follow strict process in order to ensure the data to be informed to all related departments. If you interfere database data, it will impact to operational work. In another direction, the system transparency will be improved considerably.

ERP product choice belongs to CEO's perspective and end user skill to ensure to operate well. If enterprise implements ERP System just for managing concentrated and collective data for reporting with low capital investment , you will choose small product and easy to use, edit when necessary. In case, enterprise would like to increase branch value and extend business oversea, it should invest in large international system like SAP or Oracle. 

ERP implementation affects all facets of enterprise process and users so it should carefully select ERP product to deploy successfully.