CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN THÀNH CÔNG KHI TRIỂN KHAI ERP

Hiện tại, ERP không còn là khái niệm mới giống như nhiều năm trước đây. Các doanh nghiệp ít nhiều cũng đã hiểu được ERP là gì, trước khi triển khai cần phải chuẩn bị những gì, cần tìm hiểu thông tin gì để lựa chọn đối tác trước triển khai và trong quá trình triển khai sẽ vạch ra kế hoạch làm việc với các đối tác ra sao. Một số doanh nghiệp có khả năng tài chính tốt có thể thuê Tư vấn độc lập có nhiều kinh nghiệm tư vấn giám sát các dự án tương tự để hỗ trợ trong quá trình chuẩn bị, lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ triển khai, đánh giá giải pháp trong và sau quá trình triền khai.

Bên cạnh các hiểu biết trên thì có một số yếu tố thông thường chúng ta hay đề cập quyết định sự thành công của việc triển khai ERP như sau:

- Sự quyết tâm của Ban lãnh đạo và sự tích cực đóng góp, phản biện của tập thể nhân viên chủ chốt tham gia dự án nhằm làm rõ tính hữu ích của các giải pháp ERP sẽ được ứng dụng.

- Doanh nghiệp áp dụng ERP phải chấp nhận thay đổi theo các chuẩn mực của hệ thống ERP, các quy trình chuẩn hay các giải pháp đã áp dụng thành công tại các đợn vị khác có cùng ngành hàng.

- Doanh nghiệp phải định hướng phát triển trong 3-5 năm tới trước khi triển khai để đảm bảo mô hình tổ chức, loại hình kinh doanh...vv ít bị thay đổi trong quá trình triển khai dự án.

- Ngoài ra còn có các yếu tố khó định lượng khác như kế hoạch dự án khả thi, kiểm soát các yêu cầu thay đổi, lựa chọn đối tác đã từng triển khai cùng ngành hàng...vv cũng tác động không nhỏ đến mức độ thành công của dự án.

Nếu Doanh nghiệp triển khai ERP có kế hoạch soát xét đầy đủ các yếu tố trên thì mức độ thành công của dự án có được như mong đợi trên cơ sở:

- Dự án triển khai đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ

- Dự án đáp ứng được thời gian triển khai theo kế hoạch ban đầu

- Công tác vận hành hệ thống được chuyển giao suôn sẻ giữa khách hàng và các đối tác tư vấn, triển khai

Thực tế triển khai cho thấy, việc soát xét các yếu tố tiền triển khai thường chỉ dừng lại ở mức độ tổng thể (high level) vì các quá trình chi tiết chỉ thực sự được mổ xẻ khi dự án được khởi động và đi vào thảo luận giải pháp. Quá trình triển khai chịu áp lực lớn bởi các yếu tố: tiến độ tổng thể, tiến độ thực hiện từng giai đoạn, thời gian kịp đưa ERP vào vận hành theo chu kỳ của năm tài chính, nguồn lực tập trung thực hiện, các công việc hàng ngày vẫn phải hoàn thành, chi phí ngày càng gia tăng theo thời gian...vv. Do các giai đoạn thực hiện dự án mang tính kế thừa cao nên chậm trễ giai đoạn này thì thời gian thực hiện giai đoạn sau sẽ bị rút ngắn hoặc dự án phải kéo dãn kế hoạch dự kiến ban đầu.
Vậy cuối cùng đâu là yếu tố quan trọng nhất cần soát xét trước khi triển khai dự án. Xin trích lời của ngài Abraham Lincoln để nhấn mạnh đến công tác chuẩn bị. Tìm kiếm các đối tác/ nhân sự có kinh nghiệm triển khai, nắm vững phương pháp luận dự án ERP, am hiểu cấu trúc sản phẩm, quy trình nghiệp vụ người dùng để dẫn dắt Team dự án xây dựng các kế hoạch thực hiện cụ thể, chi tiết trước triển khai, làm nền tảng triển khai và đạt được kêt quả tốt nhất cho dự án.