GIAI ĐOẠN 2: TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP

1.                 Mô hình triển khai dự án

Đây là giai đoạn tiếp nối của Giai đoạn 1: Chuẩn bị triển khai dự án. Dưới đây là mô hình tổng thể các giai đoạn triển khai dự án.

Khi đã xác định được mô hình triển khai thì công việc kế tiếp là cần xác định các quá trình chính đi qua các giai đoạn triển khai như hình bên dưới. Các quá trình này không chỉ phát sinh và kết thúc tại một giai đoạn cụ thể mà có thể kéo dài sang các giai đoạn khác.

2. Chuẩn bị khởi động dự án

2.1 Lưu đồ

2.2 Mô tả trình tự các bước

Mã bước	Tên bước	Bộ phận thực hiện	Mô tả chi tiết
			Đầu vào	Thực hiện	Đầu ra
Bước 1	Chuẩn bị khởi động dự án
	Lập quyết định khởi động dự án	Quản trị dự án – QTDA	Yêu cầu tư vấn Hồ sơ thầu Hợp đồng	Các thông tin chính: -      Khách hàng -      Thời gian bắt đầu, kết thúc -      Mã hiệu dự án -      Giám đốc dự án -      Lý do khởi động dự án -      Mục tiêu, phạm vi: -      Mô tả tổng quan phạm vi, mục tiêu dự án	Quyết định khởi động dự án
	Lập kế hoạch quản trị dự án	Quản trị dự án – QTDA	Yêu cầu tư vấn Hồ sơ thầu Hợp đồng	Các thông tin chính: -      Tổng quan về dự án -      Tổ chức đội dự án -      Quản trị chất lượng -      Quản trị rủi ro -      Quản lý truyền thông -      Quản lý thực hiện dự án	Kế hoạch quản trị dự án
	Lập tài liệu tổ chức dự án	Quản trị dự án – QTDA	Yêu cầu tư vấn Hồ sơ thầu Hợp đồng	Nêu rõ trách nhiệm của các thành viên trong đội dự án, cơ chế báo cáo, phối hợp	Tài liệu tổ chức dự án
	Lập kế hoạch chi phí	Quản trị dự án – QTDA	Yêu cầu tư vấn Hồ sơ thầu Hợp đồng	Các thông tin chính: -      Chi phí nguồn lực tham gia triển khai -      Chi phí làm ngoài giờ -      Chi phí thưởng, động viên -      Chi phí tiếp khách	Kế hoạch chi phí dự án
	Xem xét quá trình chuẩn bị dự án	Giám đốc dự án – GĐDA	Tài liệu trình bày Checklist khởi động dự án	Xem xét toàn bộ các công việc liên quan khởi động dự án	Các bước chuẩn bị đã hoàn tất
	Lập hồ sơ theo dõi các tài liệu dự án	Quản trị dự án – QTDA	Tất cả các hồ sơ dự án liên quan
Bước 2	Khởi động dự án
	Tổ chức họp khởi động	Giám đốc dự án – GĐDA Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Tất cả các hồ sơ dự án liên quan	-      QTDA trình bày về dự án, cơ cấu tổ chức, danh mục các sản phẩm bàn giao, danh mục các khóa đào tạo -      Truyền thông về quá trình chuyển đổi dự án -      GĐDA, khách hàng cam kết đảm bảo nguồn lực, phối hợp thực hiện các công việc của dự án	Biên bản họp khởi động dự án
	Phê duyệt tài liệu	Giám đốc dự án – GĐDA Khách hàng	Tất cả các hồ sơ dự án liên quan	Phê duyệt các tài liệu dự án	Tài liệu dự án đựơc cam kết và phê duyệt

2.3 Hồ sơ, tài liệu

STT	Tên hồ sơ	Người lập
1.	Tổ chức dự án	QTDA
2.	Kế hoạch  quản trị dự án	QTDA
3.	Kế hoạch dự án	QTDA
4.	Kế hoạch chi phí dự án	QTDA
5.	Bản trình bày cho họp khởi động dự án	QTDA
6.	Quyết định khởi động dự án	QTDA
7.	Biên bản họp khởi động dự án	QTDA
8.	Cheklist khởi động dự án	QTDA
9.	Các biên bản xem xét tài liệu kế hoạch, chuẩn bị dự án	QTDA

3. Phân tích thiết kế hệ thống

3.1 Lưu đồ

3.2 Mô tả trình tự các bước

Mã bước	Tên bước	Bộ phận thực hiện	Mô tả chi tiết
			Đầu vào	Thực hiện	Đầu ra
Bước 1	Lập kế hoạch	Quản trị dự án – QTDA	Hợp đồng tư vấn Báo cáo khảo sát trong giai đoạn Presales	Các thông tin chính: -      Công việc -      Thành phần tham dự -      Thời gian: giờ, phút, từ ngày đến ngày Thống nhất phương án làm việc, chương trình đào tạo, khảo sát lấy yêu cầu về nghiệp vụ, hệ thống hạ tầng CNTT	Kế hoạch giai đoạn phân tích được duyệt
Bước 2	Đào tạo định hướng, khảo sát	Quản trị dự án – QTDA TNNV Khách hàng	Kế hoạch giai đoạn phân tích được duyệt Chương trình đào tạo Câu hỏi khảo sát	Các thông tin chính: -      Đào tạo quản lý quá trình chuyển đổi -      Khách hàng được dào tạo hệ thống chuẩn ERP cho ngành hàng khách hàng đang hoạt động -      Làm rõ sự khác biệt giữa ERP và phần mềm quản lý thông thường -      Khảo sát yêu cầu người dùng -      Khảo sát cơ sở hạ tầng CNTT -      Các hệ thống phần mềm đang dùng	Biên bản, báo cáo khảo sát được khách hàng phê duyệt
Bước 3	Phân tích thiết kế hệ thống	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Biên bản, báo cáo khảo sát được khách hàng phê duyệt	Lập tài liệu URD – User Requirement Document tích hợp giữa các phần hành nghiệp vụ. Lập tài liệu thông tin hệ thống: -      Công việc -      Mô hình tổ chức doanh nghiệp -      Danh mục tài khoản kế toán -      Danh mục mã vật tư, kho hàng, mã nhà cung cấp, khách hàng…vv Mapping URD với Hệ thống ERP. Xây dựng quy trình nghiệp vụ ERP. Đưa ra danh sách GAP – các yêu cầu Hệ thống ERP chuẩn chưa đáp ứng. Phân tích chi tiết và đề xuất giải pháp cho GAP. Lập tài liệu danh sách người sử dụng Họp xem xét giải pháp với khách hàng. Thống nhất phê duyệt giải pháp	Quy trình nghiệp vụ ERP được phê duyệt. Các tài liệu thong tin hệ thống đựơc phê duyệt. Danh sách người dùng ERP được phê duyệt.
Bước 4	Xem xét và bàn giao kết quả	Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Quy trình nghiệp vụ ERP được phê duyệt Các tài liệu thong tin hệ thống đựơc phê duyệt Danh sách người dung ERP được phê duyệt	Thống nhất giải pháp xử lý GAP cuối cùng Thống nhất các thay đổi liên quan giải pháp Thống nhất các thay đổi liên quan thông tin hệ thống. Báo cáo tổng kết các công việc của giai đoạn Tổ chức lưu trữ hồ sơ	Bàn giao tài liệu: - Quy trình nghiệp vụ ERP được phê duyệt - Các tài liệu thong tin hệ thống đựơc phê duyệt - Danh sách người dung ERP được phê duyệt - Thông tin hệ thống

3.3 Hồ sơ, tài liệu

STT	Tên hồ sơ	Người lập
1.	Kế hoạch giai đoạn hoặc kế hoạch của từng phần việc	TNNV
2.	Các biên bản làm việc, biên bản khảo sát	TNNV
3.	Các hồ sơ đào tạo	TNNV
4.	Phân tích GAP	TNNV
5.	Quy trình nghiệp vụ ERP.	TNNV
6.	Tài liệu thông tin hệ thống	TNNV
7.	Danh sách người sử dụng	TNNV
8.	Các thay đổi của khách hàng	QTDA
9.	Các biên bản họp, xem xét tài liệu	QTDA
10.	Báo cáo tổng kết giai đoạn	QTDA

4. Xây dựng Hệ thống

4.1 Lưu đồ

4.2 Mô tả trình tự các bước 

Mã bước	Tên bước	Bộ phận thực hiện	Mô tả chi tiết
			Đầu vào	Thực hiện	Đầu ra
Bước 1	Lập kế hoạch	Quản trị dự án – QTDA	Tài liệu phân tích, thiết kế hệ thống về mặt nghiệp vụ, kỹ thuật	Ghi rõ các công việc được thực hiện: thời gian bắt đầu, kết thúc, tình trạng hoàn thành, người phụ trách.	Kế hoạch được phê duyệt.
Bước 2	Lập tài liệu	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV DBA, Coding	Tài liệu phân tích, thiết kế hệ thống về mặt nghiệp vụ. Kế hoạch được được người phê duyệt.	Lập sơ bộ các tài liệu sau: 1.Thiết lập và cấu hình hệ thống; 2.Lập trình phát triển; 3.Hướng dẫn sử dụng; 4.Hướng dẫn quản trị Hệ thống; 5.Hướng dẫn vận hành hệ thống.	Tài liệu sơ bộ
Bước 3a	Thiết lập và cấu hình Hệ thống	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV DBA, Coding	Kế hoạch được người phê duyệt. Tài liệu phân tích, thiết kế hệ thống về mặt nghiệp vụ Tài liệu sơ bộ	Cài đặt thiết lập môi trường (phần cứng, mạng, phần mềm hệ thống ….); Cấu hình hệ thống Xem xét kết quả cấu hình .	Hệ thống đủ điều kiện phát hành.
Bước 3b	Lập trình phát triển	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV Lập trình Quản trị dự án – QTDA	Kế hoạch được được người phê duyệt. Tài liệu phân tích, thiết kế hệ thống về mặt nghiệp vụ Tài liệu sơ bộ	Thiết kế tổng thể và chi tiết kỹ thuật hệ thống; Xem xét thiết kế chi tiết; Lập trình phát triển; Thực hiện xem xét code và unit test; Quản lý trạng thái các báo cáo.	Hoàn thành lập trình phát triển.
Bước 4	Tích hợp Hệ thống	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV Lập trình, DBA Hạ tầng Quản trị dự án – QTDA	Hệ thống đủ điều kiện phát hành Hoàn thành lập trình phát triển	Thực hiện tích hợp các module (ứng dụng khác ngoài ERP); Cấu hình bổ sung Xem xét kết quả tích hợp .	Hoàn thành tích hợp các hệ thống
Bước 5	Cập nhật tài liệu	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV Lập trình Quản trị dự án – QTDA	Tài liệu sơ bộ: 1.Thiết lập và cấu hình hệ thống; 2.Lập trình phát triển; 3.Hướng dẫn sử dụng; 4.Hướng dẫn quản trị Hệ thống; 5.Hướng dẫn vận hành hệ thống.	Cập nhật các dữ liệu vào các tài liệu tương ứng	Tài liệu được cập nhật
Bước 6	Xem xét, ban giao kết quả	Quản trị dự án – QTDA	Chương trình hoàn thành; Tài liệu được cập nhật.	Bàn giao chương trình, các tài liệu thiết kế chi tiết, hướng dẫn sử dụng cho nhóm kiểm tra; Lập báo cáo tổng kết giai đoạn xây dựng hệ thống; Tổ chức lưu trữ hồ sơ tài liệu	Tài liệu được bàn giao. Hồ sơ được lưu trữ.

4.3 Hồ sơ, tài liệu

STT	Tên hồ sơ	Người lập
1.	Kế hoạch xây dựng hệ thống	QTDA,TNNV Coding, DBA, IT
2.	Cài đặt thiết lập môi trường (phần cứng, mạng, phần mềm hệ thống ….)	TNNV Coding, DBA, IT
3.	Xem xét kết quả cấu hình	TNNV Coding, DBA, IT
4.	Thực hiện xem xét code và unit test	TNNV Coding, DBA, IT
5.	Quản lý trạng thái các báo cáo	TNNV
6.	Lập báo cáo tổng kết giai đoạn xây dựng hệ thống	QTDA
7.	Thiết lập và cấu hình hệ thống; Lập trình phát triển; Hướng dẫn sử dụng; Hướng dẫn quản trị Hệ thống; Hướng dẫn vận hành hệ thống.	TNNV Coding, DBA, IT

5. Kiểm tra Hệ thống

5.1 Lưu đồ

5.2 Mô tả trình tự các bước

Mã bước	Tên bước	Bộ phận thực hiện	Mô tả chi tiết
			Đầu vào	Thực hiện	Đầu ra
Kiểm tra Hệ thống  - System Test
Bước 1	Lập kế hoạch	Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Hồ sơ xây dựng Hệ thống.	Lập kế hoạch chi tiết giai đoạn kiểm tra hệ thống: Công việc, kết quả, thời gian và người thực hiện và thông qua	Kế hoạch được được phê duyệt.
Bước 2	Xây dựng kịch bản kiểm tra	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Tài liệu phân tích, thiết kế hệ thống về mặt nghiệp vụ Kế hoạch được được người phụ trách, lãnh đạo Ban phê duyệt Hồ sơ xây dựng Hệ thống.	Xây dựng tình huống kiểm tra; Chuẩn bị dữ liệu kiểm tra; Xem xét thông qua kịch bản kiểm tra và dữ liệu kiểm tra.	Kịch bản kiểm tra và dữ liệu kiểm tra được phê duyệt.
Bước 3	Kiểm tra hệ thống	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV Quản trị dự án – QTDA	Kịch bản kiểm tra và dữ liệu kiểm tra được phê duyệt.	Chuẩn bị môi trường kiểm tra; Tiếp nhận sản phẩm cần kiểm tra; Kiểm tra theo kịch bản, ghi nhận lỗi phát sinh; Xem xét, ghi nhận và phân tích nguyên nhân gây lỗi; Phối hợp xử lý lỗi; Quản lý các báo cáo phục vụ người dùng; Xác nhận sản phẩm đủ tiêu chuẩn để phát hành: Khi hệ thống đã được test thoả mãn các yêu cầu đề ra.	Hệ thống hoàn thành kiểm tra.
Bước 4	Xem xét và bàn giao kết quả	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV Quản trị dự án – QTDA	Hệ thống hoàn thành kiểm tra.	Bàn giao kết quả kiểm tra System Test cho khác hàng để chuẩn bị UAT; Lập báo cáo tổng kết giai đoạn kiểm tra hệ thống; Tổ chức lưu trữ hồ sơ tài liệu.	Lập báo cáo tổng kết giai đoạn kiểm tra hệ thống.
Khách hàng kiểm thử  - User Acceptance Test
Bước 1	Lập kế hoạch	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Hồ sơ kiểm tra Hệ thống – System Test	Lập kế hoạch chi tiết giai đoạn UAT  hệ thống: Công việc, kết quả, thời gian và người thực hiện và thông qua; công tác đào tạo; các kịch bản kiểm tra chấp nhận.	Kế hoạch được được phê duyệt.
Bước 2	Đào tạo người dùng	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Tài liệu phân tích, thiết kế hệ thống về mặt nghiệp vụ; Kế hoạch được được người phụ trách, lãnh đạo Ban và khách hàng phê duyệt; Hồ sơ kiểm tra Hệ thống – System Test.	Xây dựng tình huống kiểm tra; Chuẩn bị dữ liệu kiểm tra; Xem xét thông qua kịch bản kiểm tra và dữ liệu kiểm tra.	Kịch bản kiểm tra và dữ liệu kiểm tra được phê duyệt.
Bước 3	Kiểm tra hệ thống	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Kịch bản kiểm tra và dữ liệu kiểm tra được phê duyệt.	Chuẩn bị môi trường kiểm tra; Tiếp nhận sản phẩm cần kiểm tra; Kiểm tra theo kịch bản, ghi nhận lỗi phát sinh; Xem xét, ghi nhận và phân tích nguyên nhân gây lỗi; Phối hợp xử lý lỗi; Quản lý các báo cáo phục vụ người dùng; Xác nhận sản phẩm đủ tiêu chuẩn để phát hành: Khi hệ thống đã được test thoả mãn các yêu cầu đề ra.	Hệ thống hoàn thành kiểm tra.
Bước 4	Xem xét và bàn giao kết quả	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Hệ thống hoàn thành kiểm tra.	Nghiệm thu UAT; Lập báo cáo tổng kết giai đoạn kiểm tra hệ thống; Tổ chức lưu trữ hồ sơ tài liệu.	Biên bản nghiệm thu; Lập báo cáo tổng kết giai đoạn kiểm tra hệ thống.

5.3 Hồ sơ, tài liệu 

STT	Tên hồ sơ	Người lập
1.	Kế hoạch kiểm tra Hệ thống – System Test	QTDA
2.	Kịch bản kiểm tra: Testcase, Testdata	TNNV
3.	Các biên bản kiểm tra, xem xét	TNNV
4.	Danh sách ghi nhận lỗi	TNNV
5.	Biên bản xác nhận cài đặt	TNNV
6.	Biên bản xác nhận hệ thống đủ điều kiện phát hành	QTDA
7.	Báo cáo kết thúc giai đoạn kiểm tra hệ thống	QTDA
8.	Kế hoạch khách hàng kiểm tra – UAT	QTDA
9.	Biên bản xem xét môi trường chuẩn bị UAT	QTDA
10.	Bản ghi nhận kết quả UAT	QTDA
11.	Bản ghi nhận lỗi UAT	TNNV
12.	Tài liệu quản lý các báo cáo	TNNV
13.	Quy trình chuyển đổi số liệu	TNNV
14.	Biên bản nghiệm thu	QTDA
15.	Báo cáo tổng kết giai đoạn UAT	QTDA

6. Chuyển đổi Hệ thống

7. Vận hành chính thức

7.1 Lưu đồ

7.2             Mô tả trình tự các bước

Mã bước	Tên bước	Bộ phận thực hiện	Mô tả chi tiết
			Đầu vào	Thực hiện	Đầu ra
Bước 1	Xác định phương thức hỗ trợ	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Qui mô triển khai dự án	Xác định phương thức hỗ trợ: -      Tập trung: Có đội hỗ trợ tại trụ sở chính. Đội hỗ trợ này sẽ nhận, phân loại các yêu cầu từ các đơn vị triển khai của khách hàng để xử lý đồng bộ các yêu cầu hỗ trợ giống nhau cho toàn bộ các điểm. -      Phân tán: Mỗi điểm triển khai sẽ có một đội hỗ trợ riêng. -      Hoặc cả 2 phương thức trên Phương thức hỗ trợ cần xác định rõ cho các thời điểm khác nhau.	Phê duyệt phương thức hỗ trợ dự án
	Quy trình hỗ trợ	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Qui mô triển khai dự án	Quy trình hỗ trợ sẽ được đề cập chi tiết trong Quá trình Hỗ trợ	Phê duyệt Quy trình hỗ trợ
	Lập kế hoạch	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Qui mô triển khai dự án	Lập kế hoạch chi tiết các công việc cần thực hiện: -  Hỗ trợ người dùng xử lý nghiệp vụ -  Hỗ trợ xử lý lỗi -  Hỗ trợ công tác phối hợp giữa các bộ phận -  Công tác chốt số liệu trên Hệ thống giữa các bên liên quan -  Công tác báo cáo cho các bên liên quan	Phê duyệt kế hoạch
Bước 2	Vận hành chính thức	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Văn bản chính thức của khách hàng	Khách hàng ban hành văn bản chính thức công nhận Hệ thống vận hành	Văn bản được phê duyệt
Bước 3	Hỗ trợ vận hành	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Văn bản được phê duyệt Kế hoạch hỗ trợ được phê duyệt	Hỗ trợ khách hàng theo kế hoạch đã được phê duyệt và xác nhận lại các công việc đã thực hiện	Nghiệm thu, báo cáo giai đoạn

7.3             Hồ sơ, tài liệu

STT	Tên hồ sơ	Người lập
1.	Phương thức hỗ trợ	QTDA,TNNV
2.	Quy trình hỗ trợ	QTDA,TNNV
3.	Kế hoạch chi tiết golive hệ thống	QTDA,TNNV
4.	Văn bản của khách hàng về việc cho phép triển khai	Khách hàng
5.	Nhật ký hỗ trợ	TNNV
6.	Biên bản làm việc	QTDA,Khách hàng
7.	Biên bản cutover	QTDA,Khách hàng
8.	Biên bản xác nhận đóng sổ tháng nhập thật	QTDA, Khách hàng
9.	Báo cáo kết thúc giai đoạn	QTDA,TNNV
10.	Biên bản nghiệm thu chuyển đổi hệ thống	QTDA,Khách hàng

8. Hỗ trợ vận hành

8.1 Lưu đồ

-          Lưu đồ xử lý chính

-          Lưu đồ xử lý chi tiết

8.2 Mô tả trình tự các bước

-          Lưu đồ xử lý chính

Mã bước	Tên bước	Bộ phận thực hiện	Mô tả chi tiết
			Đầu vào	Thực hiện	Đầu ra
Bước 1	Tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV Quản trị dự án – QTDA	Yêu cầu hỗ trợ người dùng	Tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ từ người dùng Xác nhận yêu cầu hỗ trợ với người dùng	Yêu cầu hỗ trợ được xác nhận
Bước 2	Lập kế hoạch	Quản trị dự án – QTDA	Yêu cầu hỗ trợ được xác nhận	Kế hoạch chỉ được lập đối với các yêu cầu đòi hỏi phải có thời gian xác định để xử lý	Phê duyệt kế hoạch
Bước 3	Thực hiện	Quản trị dự án – QTDA	Phê duyệt kế hoạch	Kế hoạch được phê duyệt thì yêu cầu hỗ trợ sẽ được xử lý. Kế hoạch không được phê duyệt thì quay lại Bước 2 để lập, chỉnh sửa kế hoạch và trình phê duyệt lại	Yêu cầu hỗ trợ được xử lý và phản hồi người dùng
Bước 4	Báo cáo	Quản trị dự án – QTDA	Yêu cầu hỗ trợ được xử lý và phản hồi người dùng	Báo cáo công tác hỗ trợ hàng tuần. Cập nhật các Issue log để theo dõi	Báo cáo quá trình hỗ trợ Lưu trữ hô sơ

-          Lưu đồ xử lý chi tiết

Mã bước	Tên bước	Bộ phận thực hiện	Mô tả chi tiết
			Đầu vào	Thực hiện	Đầu ra
Bước 3.01	Tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV	Yêu cầu hỗ trợ người dùng	Tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ từ người dùng Xác nhận yêu cầu hỗ trợ với người dùng	Yêu cầu hỗ trợ được xác nhận
Bước 3.02	Phân tích yêu cầu	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV	Yêu cầu hỗ trợ được xác nhận	Phân tích yêu cầu để phân loại, tạo điều kiện xử lý -      YCHT liên quan lỗi hệ thống -      YCHT liên quan lỗi dữ liệu -      YCHT liên quan lỗi sử dụng chương trình	Xác định loại yêu cầu cần hỗ trợ
YCHT trong phạm vi công việc
Lỗi chương trình
Bước 3.03	Phân tích lỗi	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV	Xác định loại yêu cầu cần hỗ trợ	Xác định mức độ, phạm vi lỗi, tác động đến chương trình, ảnh hưởng đến người dùng để để đưa ra phương án làm việc với người dùng	Phương án khắc phục lỗi
Bước 3.04	Lập kế hoạch sửa lỗi	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV	Phương án khắc phục lỗi	Lập kế hoạch về thời gian xử lý lỗi, nguồn lực tham gia làm cơ sở thống nhất với người dùng	Kế hoạch chờ phê duyệt
Bước 3.05	Thống nhất kế hoạch	Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Kế hoạch chờ phê duyệt	Thống nhất kế hoạch thực hiện với người dùng	Kế hoạch được phê duyệt
Bước 3.06	Sửa lỗi	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV	Kế hoạch được phê duyệt	Tiến hành sửa lỗi theo phương án khắc phục lỗi	Lỗi được xử lý
Bước 3.07	Kiểm tra hệ thống	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV	Lỗi được xử lý	Tiến hành system test về mặt hệ thống, tích hợp	Kết quả system test được chấp nhận
Bước 3.08	Người dùng kiểm tra	Khách hàng	Kết quả system test được chấp nhận	Dựa trên yêu cầu hỗ trợ, người dùng tiến hành kiểm tra lỗi chương trình đã đáp ứng được yêu cầu về nghiệp vụ. Nếu người dùng chấp nhận thì đi đến Bước 3.09, nếu không chấp nhận thì quay về Bước 3.06	Người dùng chấp nhận kết quả
Bước 3.09	Quản lý cấu hình	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV Quản trị dự án – QTDA	Người dùng chấp nhận kết quả	Cập nhật nhật lý hỗ trợ, các tài liệu khác liên quan để lưu trữ và tham khảo về sau	Lưu hồ sơ
Bước 3.10	Thông báo phát hành	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV	Hồ sơ kết quả người dùng kiểm tra	Thông báo kết quả xử lý lỗi cho các Ban/Đơn vị liên quan trên toàn hệ thống	Yêu cầu hỗ trợ được xử lý và phản hồi người dùng
Lỗi người dùng
Lỗi số liệu
Bước 3.11	Lỗi người dùng	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV	Yêu cầu hỗ trợ được xác nhận	YCHT được phân tích liên quan lỗi người dùng Hệ thống và được phân loại liên quan đến số liệu hay sử dụng chương trình	Phân loại lỗi
Bước 3.12	Phân tích số liệu	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV	Phân loại lỗi	Phân tích số liệu để đưa ra phương án, giải pháp xử lý	Phương án, giải pháp xử ly
Bước 3.13	Thống nhất phương án xử lý	Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Phương án, giải pháp xử ly	Thống nhất phương án, giải pháp xử lý với người dùng tại các Ban/Đơn vi	Thống nhất phương án, giải pháp xử ly
Bước 3.14	Xử lý	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV	Thống nhất phương án, giải pháp xử ly	Hướng dẫn người dùng xử lý	Yêu cầu lỗi số liệu được xử lý
Lỗi sử dụng
Bước 3.15	Lỗi sử dụng	Trưởng nhóm nghiệp vụ - TNNV	Phân loại lỗi	Hướng dẩn người dùng sử dụng Hệ thống	Lỗi được xử lý
YCHT ngoài phạm vi công việc
Bước 3.16	Tổ chức xem xét, phê duyệt và xử lý	Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Yêu cầu hỗ trợ người dùng Hệ thống CNTT	Tổ chức, xem xét và thống nhất phương án trước khi thực hiện yêu cầu	Kết quả về việc có hay không thực hiện yêu cầu của người dùng

8.3 Hồ sơ, tài liệu

STT	Tên hồ sơ	Người lập
1.	Kế hoạch hỗ trợ	QTDA,TNNV
2.	Nhật ký hỗ trợ - Issue log	TNNV
3.	Báo cáo hỗ trợ định kỳ	QTDA

9. Tư vấn hạ tầng công nghệ thông tin

9.1 Lưu đồ

9.2 Mô tả trình tự các bước

Mã bước	Tên bước	Bộ phận thực hiện	Mô tả chi tiết
			Đầu vào	Thực hiện	Đầu ra
Bước 1	Khảo sát hạ tầng CNTT	Tư vấn Công nghệ - TVCN	Kế hoạch dự án Hiện trạng CNTT của khách hàng	Lập kế hoạch chi tiết giai đoạn khảo sát. Chuẩn bị môi trường đào tạo trong giai đoạn khảo sát. Khảo sát hạ tầng CNTT của khách hàng.	Biên bản khảo sát mô tả hiện trạng CNTT của khách hàng
Bước 2	Phân tích, thiết kế hệ thống	Tư vấn Công nghệ - TVCN	Biên bản khảo sát, mô tả hiện trạng CNTT của khách hàng	Lập kế hoạch chi tiết giai đoạn phân tích và thiết kế	Phương án đề xuất hạ tầng CNTT được phê duyệt. Mô hình và thông số cài đặt hệ thống ứng dụng
Bước 3.1	Xây dựng hệ thống	Tư vấn Công nghệ - TVCN	Phương án đề xuất hạ tầng CNTT được phê duyệt. Mô hình và thông số cài đặt hệ thống ứng dụng	Thiết kế mô hình chi tiết và thông số cài đặt hệ thống ứng dụng.	Mô hình và thông số cài đặt hệ thống ứng dụng
Bước 3.2				Tổ chức và quản lí các môi trường ứng dụng bao gồm: hệ thống develop, system test và core.	Môi trường các ứng dụng
Bước 5	Kiểm tra hệ thống	Tư vấn Công nghệ - TVCN Khách hàng	Mô hình và thông số cài đặt hệ thống ứng dụng	Lập kế hoạch chi tiết giai đoạn đào tạo Chuẩn bị môi trường đào tạo	Báo cáo đánh giá khóa đào tạo Hệ thống chuẩn bị chuyển đổi, vậ n hành chính thức
Bước 6				Đào tạo về máy chủ, hệ điều hành, quản trị ứng dụng, vận hành hệ thống máy chủ, backup/restore
Bước 7			Kế hoạch dự án	Chuẩn bị và kiểm tra môi trường dành cho UAT
Bước 8	Chuyển đổi Hệ thống	Tư vấn Công nghệ - TVCN Khách hàng	Hệ thống chuẩn bị chuyển đổi, vậ n hành chính thức	Kiểm tra môi trường chuyển đổi	Biên bản bàn giao Hệ thống cho khách hàng để vận hành chính thức và hỗ trợ
Bước 9				Cài đặt, cấu hình Hệ thống chuyển đổi
Bước 10				Kiểm thử Hệ thống
Bước 11				Bàn giao Hệ thống đưa vào vận hành chính thức
Bước 12	Vận hành chính thức và hỗ trợ	Tư vấn Công nghệ - TVCN Khách hàng	Biên bản bàn giao Hệ thống cho khách hàng để vận hành chính thức và hỗ trợ	Hỗ trợ, xử lý các vấn đề phát sinh	Nhật ký hỗ trợ

9.3 Hồ sơ, tài liệu

STT	Tên hồ sơ	Người lập
1.	Kế hoạch chi tiết các giai đoạn	TVCN
2.	Biên bản khảo sát	TVCN
3.	Biên bản bàn giao tài liệu	TVCN
4.	Mô tả hiện trạng CNTT của khách hàng	TVCN
5.	Yêu cầu hệ thống, phương án đề xuất	TVCN
6.	Mô hình và thông số cài đặt hệ thống ứng dụng	TVCN
7.	Phiếu đánh giá khoá học, Báo cáo tổng kết khóa học	TVCN
8.	Biên bản kiểm tra môi trường, Kết quả kiểm tra môi trường chuyển đổi	TVCN
9.	Biên bản bàn giao hệ thống	TVCN
10.	Nhật kí hỗ trợ	TVCN

10. Quản lý chuyển đổi Hệ thống

10.1 Lưu đồ

10.2 Mô tả trình tự các bước 

Mã bước	Tên bước	Bộ phận thực hiện	Mô tả chi tiết
			Đầu vào	Thực hiện	Đầu ra
Bước 1	Lập kế hoạch	Quản trị dự án – QTDA	Quy trình nghiệp vụ, tổ chức, hệ thống thông tin cũ Tài liệu quy trình nghiệp vụ ERP	Lập kế hoạch quản lý chuyển đổi: Công việc, thời gian thực hiện, kết quả, người thực hiện Xem xét, phê duyệt kế hoạch quản lý chuyển đổi	Kế hoạch chuyển đổi được phê duyệt
Bước 2	Tổ chức đội dự án	Quản trị dự án – QTDA	Kế hoạch dự án Quy trình nghiệp vụ, tổ chức, hệ thống thông tin cũ Tài liệu quy trình nghiệp vụ ERP	Qui định rõ vai trò, trách nhiệm của Lãnh đạo, Phòng/Ban, các cá nhân liên quan dự án Cơ chế phối hợp, báo cáo, kiểm tra, kiểm soát	Cơ cấu tổ chức đội dự án
	Cam kết của Lãnh đạo			Lãnh đạo cam kết ngân sách, nguồn lực triển khai dự án	Biên bản họp khởi động dự án
	Xây dựng chương trình đào tạo, truyền thông			Chương trình đào tạo bao gồm: -  Đào tạo Tổng quan về sản phầm -  Đào tạo kiểm chứng hệ thống -  Đào tạo chuyển đổi hệ thống -  Đào tạo vận hành hệ thống -  Đào tạo IT, Dev, DBA quản trị Hệ thống	Chương trình đào tạo được phê duyệt
Bước 3.1	Lập kế hoach chuyển đổi	Quản trị dự án – QTDA	Kế hoạch dự án	Lập kế hoạch giai đoạn chuyển đổi hệ thống: Công việc (Chuẩn bị chuyển đổi, thực hiện chuyển đổi dữ liệu, Golive hệ thống, Hỗ trợ vận hành. ..), thời gian, người thực hiện. ..	Kế hoach chuyển đổi được phê duyệt
Bước 3.2	Chuyển đổi Hệ thống	Quản trị dự án – QTDA	Kế hoạch dự án Qui mô dự án Quy trình nghiệp vụ, tổ chức, hệ thống thông tin cũ Tài liệu quy trình nghiệp vụ ERP	- Xác định phương pháp chuyển đổi (thử nghiệm, cuốn chiếu, bigbang, giao diện với hệ thống khác,…theo điểm triển khai hay theo phân hệ). - Cách vận hành hệ thống mới so với hệ thống cũ: song song hoặc không, cách cutover, thời gian thực hiện, cùng chạy và đồng bộ hai hệ thống. Xác định các hỗ trợ chuyển đổi: Trung tâm hỗ trợ, quy trình hỗ trợ …. - Xác định các yêu cầu cho chuyển đổi hệ thống: Môi trường, dữ liệu, con người, quy trình nghiệp vụ, các yêu cầu về đào tạo hiểu biết nghiệp vụ của cán bộ. - Xác định thời điểm chốt số liệu, nhập đuổi số liệu	Phê duyệt chiến lược chuyển đổi Hệ thống
Bước 3.3	Chuyển đổi số liệu	Quản trị dự án – QTDA	Kế hoạch dự án Qui mô dự án Quy trình nghiệp vụ, tổ chức, hệ thống thông tin cũ Tài liệu quy trình nghiệp vụ ERP	Danh mục các loại dữ liệu cần chuyển đổi: - Xác định thời điểm chốt số liệu, nhập đuổi số liệu ü Bảng cân đối kế toán ü Báo cáo cân đối tài khoản ü Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu/phải trả ü Báo cáo nhập xuất tồn ü Báo cáo về TSCĐ ü Báo cáo sổ tiền
Bước 3.4	Quy trình Đối chiếu số liệu	Quản trị dự án – QTDA	Kế hoạch dự án Qui mô dự án Quy trình nghiệp vụ, tổ chức, hệ thống thông tin cũ Tài liệu quy trình nghiệp vụ ERP	Xác định cách thức đối chiếu số liệu: Đối chiếu các chỉ tiêu nào, sử dụng báo cáo nào để đối chiếu, đối chiếu chỉ tiêu tổng hợp và chi tiết	Phê duyệt  quy trình đối chiếu
Bước 3.5	Ban hành Quy trình nghiệp vụ ERP	Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Tài liệu quy trình nghiệp vụ ERP	-   Phê duyệt và ban hành quy trình nghiệp vụ mới, danh sách người sử dụng trên hệ thống của khách hàng -   Thống nhất với khách hàng về các thay đổi của khách hàng khi vận hành hệ thống mới -   Theo dõi sát các thay đổi của khách hàng, có các tác động kịp thời để chuẩn bị tốt cho chuyển đổi	Phê duyệt và ban hành Quy trình nghiệp vụ ERP
Bước 4	Triển khai đào tạo và truyền thông	Quản trị dự án – QTDA Khách hàng	Kế hoạch dự án Qui mô dự án Quy trình nghiệp vụ, tổ chức, hệ thống thông tin cũ Tài liệu quy trình nghiệp vụ ERP	-   Xác định các khoá đào tạo cần thực hiện đối với tổ chức: Nhóm đối tượng, giáo trình cho từng khoá đào tạo -   Xây dựng giáo trình đào tạo	Báo cáo tổng kết khóa đào tạo

10.3 Hồ sơ, tài liệu

STT	Tên hồ sơ	Người lập
1.	Kế hoạch Quản lý chuyển đổi	QTDA
2.	Tổ chức dự án	QTDA
3.	Quy trình nghiệp vụ ERP	QTDA
4.	Chiến lược chuyển đổi  hệ thống	QTDA
5.	Chiến lược chuyển đổi  dữ liệu	QTDA
6.	Quy trình đối chiếu	TNNV
7.	Kế hoạch đào tạo	QTDA
8.	Tài liệu đào tạo	TNNV
9.	Tổng kết khoá đào tạo	QTDA

11. Quản trị dự án

11.1Lưu đồ

11.2 Mô tả trình tự các bước

Mã bước	Tên bước	Bộ phận thực hiện	Mô tả chi tiết
			Đầu vào	Thực hiện	Đầu ra
Bước 1	Chuẩn bị khởi động dự án	Xem giai đoạn chuẩn bị khởi động dự án
Bước 2	Quản lý thực hiện	Quản trị dự án – QTDA	Kế hoạch Quản trị dự án	-   Xác định các nhiệm vụ chính, các công việc cụ thể,  thời gian, kết quả, yêu cầu cho mỗi nhóm, mỗi thành viên của nhóm trong từng giai đoạn -   Tổ chức chuẩn bị nhân lực giai đoạn cho dự án: Gặp gỡ, trao đổi, đào tạo, huấn luyện -   Tính toán các nguồn nhân lực, xem xét các nguồn thực tế, tìm kiếm các khả năng thay thế, chuẩn bị các phương án dự phòng nhân lực giai đoạn của dự án -   Xử lý những vấn đề phát sinh trong nhân lực nhóm như thay đổi thành viên của nhóm, thay đổi nhiệm vụ của các thành viên -   Xem xét quá trình thực hiện, test, xem xét & bàn giao các sản phẩm giai đoạn của nhóm -   Thực hiện việc quản lý cấu hình -   Xử lý những vấn đề phát sinh trong các nguồn lực và môi trường dự án -   Thực hiện việc lưu trữ hồ sơ dự án vào Folder dự án như đã xác định trong danh mục hồ sơ dự án.	Hồ sơ dự án
Bước 3	Theo dõi, lập báo cáo hiệu chỉnh	Quản trị dự án – QTDA	Kế hoạch Quản trị dự án	-   Xem xét, đánh giá và xử lý các rủi ro phát sinh về tiến độ, về sản phẩm bàn giao, về nhân lực (thay đổi thành viên, thay đổi nhiệm vụ), về môi trường của nhóm và của dự án, nếu có -   Đối chiếu việc thực hiện với kế hoạch thực hiện dự án, nhân lực đã được sử dụng với kế hoạch nhân lực dự án, đánh giá các điều kiện môi trường dự án và thực hiện các điều chỉnh cần thiết
Bước 4	Bàn giao, nghiệm thu, theo dõi công nợ	Quản trị dự án – QTDA	Kế hoạch Quản trị dự án	-   Tổng hợp các sản phẩm của dự án, tổ chức bàn giao, nghiệm thu tổng thể các sản phẩm dự án -   Theo dõi công nợ tuơng ứng với từng giai đọan nghiệm thu -   Rà soát các mục tiêu, nhiệm vụ và tiến độ dự án, các mốc kiểm soát chính của dự án, tổ chức nghiệm thu tổng thể dự án.
Bước 5	Tổng kết dự án	Quản trị dự án – QTDA	Kế hoạch Quản trị dự án Hồ sơ dự án	-   Tổng hợp các kết quả, công việc thực hiện trong dự án -   Lập báo cáo tổng kết dự án -   Họp tổng kết dự án -   Tổ chức lưu trữ sản phẩm, tài liệu, hồ sơ dự án. -   Giải phóng nhân lực, môi trường và các nguồn lực khác của dự án -   Bàn giao thông tin dự án cho Bộ phận hỗ trợ khách hàng	Hồ sơ dự án

11.3 Hồ sơ, tài liệu

STT	Tên hồ sơ	Người lập
1.	Kế hoạch Quản trị dự án	QTDA
2.	Kế hoạch chi tiết giai đoạn	QTDA
3.	Biên bản họp dự án	QTDA
4.	Báo cáo tiến trình dự án	QTDA
5.	Báo cáo milestones dự án	QTDA
6.	Chương trình họp ban chỉ đạp dự án	QTDA
7.	Biên bản bàn giao sản phẩm	QTDA
8.	Ghi nhận yêu cầu thay đổi	QTDA
9.	Biên bản nghiệm thu giai đoạn	QTDA
10.	Báo cáo tổng kết dự án	QTDA
11.	Biên bản nghiệm thu tổng thể dự án	QTDA
12.	Biên bản họp tổng kết dự án	QTDA