GIAI ĐOẠN 1: CHUẨN BỊ TRIỂN KHAI ERP

Có thể nói giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP rất quan trọng xuyên suốt quá trình triển khai dự án. Đo lường tất cả các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình triển khai thông qua giai đoạn chuẩn bị triển khai sẽ tiết kiệm được thời gian và tiền bạc phát sinh ngoài dự kiến, ngoài việc phải chờ đợi các thủ tục hành chính liên quan, vấn đề phát sinh còn ảnh hưởng đến việc xây dựng giải pháp trên phần mềm ERP. Xây dựng kế hoạch tổng thể, kế hoạch chi tiết cho cả quá trình triển khai:

-         Chuẩn bị đầu tư

-         Tổ chức bộ phận triển khai ERP

-         Tái cơ cấu tổ chức

-         Xây dựng bộ đặc tả yêu cầu người sử dụng

-         Chọn lựa đối tác

-         Kế hoạch chi tiết giai đoạn triển khai dự án

1.      Chuẩn bị đầu tư

Xin chủ trương đầu tư dự án: chủ trương đầu tư dự án cần được Ban lãnh đạo thông qua vì tính chất quan trọng và tầm ảnh hưởng rộng lớn đến tất cả các phòng ban, các hoạt động của doanh nghiệp.

Lập báo cáo nghiên cứu khả thi

o   Kế hoạch triển khai phải rất cụ thể và đo lường được.

o   Nguồn ngân sách hỗ trợ dự án từ lúc khởi động đến lúc hoàn tất.

o   So sánh giữa đầu tư vào hệ thống mới với việc duy trì hệ thống cũ là tốt hơn và giúp công ty có được hệ thống thông tin đáng tin cập, nhanh chóng và tập trung.

o   Đưa ra một số dự án tham khảo đã triển khai thành công, nhiều phương án để lãnh đạo lựa chọn tối ưu.

2.      Tổ chức bộ phận triển khai ERP

-         Thành lập đội triển khai ERP, qui định rõ trách nhiệm và quyền hạn liên quan đến các hoạt động của dự án, cơ chế báo cáo, kiểm tra, kiểm soát để đảm bảo dự án vận hành đúng chất lượng, tiến độ đề ra ban đầu.

Phạm vi công việc của thành phần đội dự án được mô tả theo bảng sau:

Stt	Vị trí	Trách nhiệm chính	Thời hạn phê duyệt tài liệu
1.	Project Director (Giám đốc dự án)	-        Phê duyệt thay đổi phạm vị dự án như số lượng các công ty triển khai, thay đổi lớn về giai pháp…vv -     Cam kết đáp ứng đầy đủ nguồn lực tham gia dự án -      Phê duyệt kế hoạch khung, tổ chức đội dự án -         Phê duyệt kết thúc dự án -         Động viên, khuyến khích, treo thưởng trước khi triển khai dự án	01 tuần kể từ Quản trị dự án phê duyệt tài liệu
2.	Project Manager (Quản trị dự án)	-         Xây dựng và phê duyệt kế hoạch giai đoạn dự án -         Theo dõi, báo cáo tiến độ dự án -         Kiểm soát kế hoạch và tài liệu chuyển giao -       Điều chỉnh tiến độ, nguồn lực, yêu cầu thay đổi -         Ký nghiệm thu từng giai đoạn	01 tuần kể từ lúc nhận được đầy đủ hồ sơ từ Key User và ERP IT Team
3.	Key User (Nhân sự phụ trách nghiệp vụ chính)	-         Tham gia cung cấp yêu cầu nghiệp vụ -         Duyệt tài liệu yêu cầu nghiệp vụ -         Duyệt tài liệu giải pháp nghiệp vụ -       Tham gia đào tạo và kiểm chứng giải pháp hệ thống	Tài liệu yêu cầu nghiệp vụ người dùng: 02 tuần Tài liệu thiết kế yêu cầu nghiệp vụ: 02 tuần Tài liệu kiểm chứng hệ thống: 02 tuần
4.	ERP IT Team (Đội hệ thống)	-     Duyệt tài liệu đế xuất hạ tầng công nghệ thông tin -    Kiểm soát hệ thống về Database, Application -         Nhận chuyển giao tài liệu về hệ thống ERP như tài liệu quy trình nghiệp vụ tương lai, hướng dẫn sử dụng, phân tích thiết kết báo cáo, tài liệu hạ tầng công nghệ thông tin, tài liệu kiểm soát cơ sở dữ liệu - Hỗ trợ triển khai tại các Ban/Đơn vị	Tài liệu yêu cầu nghiệp vụ người dùng: 02 tuần Tài liệu thiết kế yêu cầu nghiệp vụ: 02 tuần Tài liệu kiểm chứng hệ thống: 02 tuần Tài liệu thiết kế hạ tầng CNTT: 02 tuần
5.	Advisor Software (Hãng phần mềm)	-     Hỗ trợ nhanh chóng các lỗi kỹ thuật liên quan đến sản phẩm đã cung cấp -   Cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm, khả năng đáp ứng của sản phẩm đối với ngành hàng của khách hàng -       Giới thiệu đối tác tư vấn triển khai có năng lực
6.	Advisor Implementation (Đốc tác tư vấn triển khai)	-     Có phương pháp luận triển khai rõ ràng và đã được thực tiễn kiểm chứng -         Cam kết nguồn lực triển khai -        Đảm bảo tuân thủ tiến độ triển khai dự án -    Có khả năng đưa ra giải pháp giải quyết triệt để yêu cầu của khách hàng -         Cung cấp nhân sự có kinh nghiệm tư vấn, triển khai về ngành hàng của khách hàng
7.	Advisor Independence (Tư vấn độc lập)	-         Quản lý chất lượng dự án

  
-         Tùy thuộc vào năng lực tài chính, qui mô dự án mà đơn vị triển khai sẽ phải xác định thành phần tham gia phù hợp.

o   Lãnh đạo và nhân viên nghiệp vụ của đơn vị triển khai

§  Lãnh đạo: Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng phụ trách tài chính sẽ là người đứng đầu Ban quản lý dự án để đưa ra các quyết định nhanh chóng cho các vấn đề phát sinh, đẩy nhanh quá trình triển khai dự án.

§  Nhân viên nghiệp vụ: phải là những nhân viên phụ trách tốt nhất tại các mảng công việc của đơn vị triển khai, đội ngũ này sẽ hỗ trợ tốt nhất để cung cấp đầu bài cho TVĐL, đối tác tư vấn, đồng thời cũng đóng góp ý kiến phản biện để giải pháp được tối ưu.

o   Đội dự án đơn vị triển khai

§  Đội dự án khách hàng là khả năng nội tại được đề cập ở trên. Việc có nên hay không nên xây dựng đội dự án phụ thuộc vào nhiều yếu tố:

·        Khả năng tài chính

·        Tính cần thiết trong việc phối hợp trong quá trình triển khai, quản trị hệ thống sau triển khai, triển khai mở rộng cho các đơn vị khác.

·        Thành phần đội dự án khách hàng

o   Đội triển khai và hỗ trợ người dùng

o   Đội quản trị cơ sở dữ liệu và phát triển form, báo cáo

o   Đội quản trị hạ tầng

o   Tư vấn độc lập – TVĐL

§  Tất cả các mặt hoạt động của dự án ERP thì TVĐL đều có khả năng tham gia và cho nhiều lời khuyên bổ ích:

·        Xây dựng báo cáo nghiên cứu khả thi

·        Xây dựng bộ đặc tả yêu cầu người sử dụng

·        Xây dựng hồ sơ mời thầu

·        Đánh giá và lựa chọn giải pháp/đơn vị triển khai

·        Tham gia tư vấn hạ tầng công nghệ thông tin, tư vấn quản trị cơ sở dữ liệu.

·        Quản lý dự án, đảm bảo các công việc của dự án được theo dõi về tiến độ thời gian, công việc hoàn thành, kiểm soát các rủi ro, thay đổi…vv trong quá trình thực hiện.

·        Tham gia hỗ trợ xây dựng giải pháp, đảm bảo giải pháp phù hợp với các chuẩn mực, thông lệ được thừa nhận rộng rãi bởi các công ty kiểm toán có uy tín.

·        Đánh giá hệ thống sau khi triển khai để đảm bảo hệ thống đưa vào sử dụng tuân thủ các thủ tục, nguyên tắc đã đặt ra.

§  Tư vấn độc lập hiện nay thường là các công ty kiểm toán lớn thì mới đáp ứng được tất cả các mục như đề cập ở trên nhưng chi phí để thuê TVĐL không hề thấp và nếu giá trị dự án nhỏ thì họ cũng ít khi nhận lời làm. Do đó, đơn vị triển khai phải cân nhắc khả năng nội tại của đơn vị mình để quyết định có nên thuê TVĐL hay không.

o   Hãng phần mềm

§  Sản phẩm có đáp ứng được yêu cầu về ngành hàng của chúng ta không

§  Vòng đời của từng sản phẩm

§  Chính sách sử dụng license, bảo hành, bảo trì sản phẩm

§  Chính sách chiết khấu của hãng cho các partner

o   Tư vấn giải pháp ERP – TVGP

§  Đơn vị TVGP là đơn vị sẽ xây dựng giải pháp trên phần mềm ERP dựa trên nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị triển khai, sau khi hoàn tất TVGP sẽ chuyển giao cho đối tác triển khai ERP. Một số yếu tố cần phải có của TVGP

·        Nắm rõ yêu cầu khách hàng

·        Nắm rõ Best practice của ngành hàng của khách hàng

·        Nắm rất rõ sản phẩm sắp triển khai cả về ứng dụng và cơ sở dữ liệu

·        Có phương pháp luận triển khai rõ ràng và đã được kiểm chứng thực tế

·        Có kỹ năng quản lý dự án ERP

o   Triển khai ERP – TKERP

§  Đối tác triển khai ERP sẽ giúp giải pháp của TVGP được triển khai một cách khách quan, đảm bảo tuân thủ các giải pháp đề ra.

-         Thiết lập thông tin liên lạc

o   Thiết lập website hỗ trợ nội bộ để làm công cụ thống kê tình hình dự án

o   Lập group mail của từng nhóm người: KeyUser, EndUser từng đơn vị, đội quản trị hệ thống

o   Lập danh sách điện thoại cá nhân, điện thoại bàn của các thành viên tham gia dự án

3.      Tái cơ cấu doanh nghiệp

 

Trước khi triển khai hệ thống ERP, Ban lãnh đạo công ty cần phải nhìn nhận, định hướng phát triển, tái cơ cấu tổ chức trong thời gian ngắn hạn, dài hạn sắp tới. Hệ thống ERP dựa trên mô hình tối ưu, nơi đúc kết kinh nghiệm triển khai qua nhiều dự án, ngành nghề khác nhau và được tích lũy trong một thời gian dài. Do đó, khi ứng dụng ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm cách tái cơ cấu tổ chức cho phù hợp. Một số vấn đề cần phải xem xét:

-         Mô hình công ty

o   Tái cơ cấu bộ máy quản lý để tránh chồng chéo, dẫm chân nhau trong hoạt động sản xuất, kinh doanh …vv. Một công ty sản xuất thì có nên phụ trách thương mại; một công ty bán buôn thì có nên đảm nhận mảng bán lẻ; một khu vực thị trường có nên giao cho nhiều công ty kinh doanh phụ trách…vv. Các đơn vị nên được tổ chức theo hướng chuyên môn hóa cao để tránh phức tạp hóa mô mình triển khai về sau.

o   Chuẩn hóa các phòng, ban, qui định rõ trách nhiệm, quyền hạn trong việc giải quyết các yêu cầu, vướng mắc phát sinh trong hoạt động kinh doanh. Các bộ phận nên được tổ chức theo từng mảng công việc và phải có người chịu trách nhiệm cuối cùng. Giả sử công nợ phải thu, phải trả phân ra nhiều nhóm khách hàng, nhà cung cấp khác nhau nên nếu chia theo hoạt động kinh doanh thì sẽ tách riêng ra nhiều nhóm phụ trách. Điều này gây nên sự phân tán về mặt số liệu, khi cần chốt số liệu thì quá trình sẽ diễn ra rất chậm.

-         Cơ cấu tổ chức nhân sự

o   Nhân sự có nghiệp vụ chuyên môn tốt

o   Nhân sự có trình độ tin học, tiếng anh tốt

o   Nhân sự dễ thích nghi với sự thay đổi, chịu được áp lực công việc

o   Nhân sự phải cam kết gắn bó dài hạn với công ty trong khoảng thời gian triển khai dự án

-         Định hướng sản phẩm, ngành nghề kinh doanh

o   Ngành hàng khác nhau sẽ dẫn đến giải pháp ERP khác nhau. Do đó, đơn vị triển khai phải dự trù trước về các mảng sản xuất, kinh doanh mà đơn vị mình đã, đang và sẽ thực hiện một cách cụ thể, rõ ràng.

o   Ngành hàng khác nhau cũng sẽ dẫn đến tổ chức, triển khai dự án ERP sẽ khác nhau.

-         Chính sách, qui trình quản lý

o   Chuẩn hóa các chính sách bán hàng, chính sách công nợ, quản lý hàng tồn kho, sản xuất.

o   Chuẩn hóa các qui trình quản lý.

o   Chuẩn hóa hệ thống báo cáo, sổ sách phục vụ hoạt động kinh doanh.

o   Đồng nhất trong việc in ấn chứng từ.

-         Hạ tầng công nghệ thông tin

o   Hệ thống công nghệ thông tin có thể chia thành 03 mảng chính như sau:

§  Quản lý hạ tầng công nghệ thông tin - IT

§  Quản trị cơ sở dữ liệu và phát triển ứng dụng – DBA

§  Quản trị ứng dụng – APPS

o   DBA và APPS thì khi triển khai hệ thống ERP mới phát sinh các công việc liên quan.  Ở đây chỉ muốn đề cập đến một số công việc tối thiểu cần chuẩn bị của bộ phận IT trước khi triển khai ERP.

§  Hệ thống mạng nội bộ - LAN, bên ngoài – WAN

§  Đồng bộ hệ thống máy tính với cấu hình tối thiểu tại tất cả các máy trạm để có thể chạy được ứng dụng ERP.

§  Kiểm soát việc cài đặt trên máy trạm, tránh ảnh hưởng đến quá trình vận hành, giảm thiểu thời gian phải kiểm soát user thay đổi cấu hình hệ thống.

§  Đảm bảo tại các đơn vị triển khai luôn có hai đường truyền trở lên kết nối về Tổng công ty: Internet, megawan để backup khi có sự cố, làm gián đoạn việc nhập liệu, khai thác số liệu.

§  Đồng bộ hệ thống máy in kim ở các bộ phận bán hàng tại tất cả các đơn vị. Trường hợp, các loại chứng từ khác như phiếu nhập, xuất, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi…vv cần in nhiều liên thì cũng nên đồng bộ tại các bộ phận liên quan.

·      Hệ thống máy móc khác nhau sẽ phát sinh thêm thời gian trong quá trình vận hành như: phải cấu hình riêng, mẫu in báo cáo khác nhau; chi phí bảo trì hệ thống sẽ tăng.

·   Chuẩn bị con người để hỗ trợ về mặt hệ thống trong quá trình vận hành tại các đơn vị triển khai.

4.      Xây dựng đặc tả nghiệp vụ người dùng

Qui trình tham khảo: Nghiệp vụ bán hàng nội bộ

Mã bước	Tên bước	Bộ phận thực hiện	Mô tả chi tiết
			Chứng từ đầu vào	Thực hiện và kiểm soát	Kết quả đầu ra
Bước 1.	Tạo và duyệt đề nghị	Phòng KD	Nhu cầu về   hàng bán	Báo cáo kiểm soát: -         Báo cáo theo dõi yêu cầu mua -         Theo dõi tình trạng đơn hàng bán	Yêu cầu được duyệt
Bước 2.	In phiếu khi duyệt	Phòng KD	CV duyệt Đơn hàng tạo từ yêu cầu	Báo cáo kiểm soát: -         Báo cáo theo dõi yêu cầu mua -         Theo dõi tình trạng đơn hàng bán	Phiếu bán hàng được ký xác nhận
Bước 3.	Duyệt Đơn hàng	Phòng KD	Phiếu được ký xác nhận	Báo cáo kiểm soát: -         Báo cáo theo dõi yêu cầu mua -         Theo dõi tình trạng đơn hàng bán -         Bao cao theo doi don hang ban khach hang	Đơn hàng duyệt thành   công
Bước 4.	Chuyển lệnh xuống kho	Phòng KD	Đơn hàng duyệt thành   công	Báo cáo kiểm soát: -         Báo cáo theo dõi yêu cầu mua -         Theo dõi tình trạng đơn hàng bán	Đơn hàng được chuyển xuống kho chờ xuất
Bước 5.	Xuất kho	ĐV Quản lý Kho	Đơn hàng được chuyển xuống kho chờ xuất	Báo cáo kiểm soát: -         The kho theo mat hang -         The kho theo mat hang theo doi tuong	Ghi nhận giao dịch xuất kho
Bước 6.	Xác nhận giao   hàng	ĐV Quản lý Kho	Đơn hàng ở trạng thái đang chờ chuyển giao cho khách hàng	Báo cáo kiểm soát: -         Báo cáo theo dõi yêu cầu mua -         Theo dõi tình trạng đơn hàng bán	Đơn hàng đã chuyển giao cho khách hàng
Bước 7.	Nhận hàng	ĐV Quản lý Kho	Đơn hàng đã chuyển giao cho khách hàng	Báo cáo kiểm soát: -         Báo cáo theo dõi yêu cầu mua -         The kho theo mat hang  -         The kho theo mat hang theo doi tuong -         The kho theo chu so huu	Giao dịch nhận hàng được ghi nhận
Bước 8.	Hóa đơn phải   thu	Phòng QLHH	1. Công văn 2. Chứng từ liên quan như: giá, chiết khấu, số Đơn hàng	Báo cáo kiểm soát: -         Bang ke hoa don ban hang	Hóa đơn đúng về giá cả, số lượng và hạch toán kế toán
Bước 9.	Hóa đơn phải   trả	Phòng KT – ĐVKD	1. Công văn 2. Chứng từ liên quan như: giá, chiết khấu, số Đơn hàng 3. Hóa đơn phải thu	Báo cáo kiểm soát: -         Bang ke hoa don ban hang	Hóa đơn đúng về giá cả, số lượng và hạch toán kế toán

Nghiệp vụ người dùng phải được chuẩn bị cụ thể như sau:

-         Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp, chức năng nhiệm vụ của từng phòng, ban

-        Từng qui trình nghiệp vụ phải được thể hiện trên sơ đồ, biểu hiện công việc nào trước, công việc nào sau.

-        Cách thức phối hợp giữa các bộ phận/nhân viên.

-        Luân chuyển chứng từ giữa các công việc/bộ phận/nhân viên liên quan.

-       Chuẩn bị đầy đủ các báo cáo, chứng từ bản cứng để làm việc với đối tác tư vấn triển khai.

-        Chuẩn bị đầy đủ dữ liệu thật cho các kịch bản nghiệp vụ phát sinh testcase, test data

Ghi nhận đầy đủ, cụ thể các nghiệp vụ kinh tế hiện tại, dự trù các nghiệp vụ có thể phát sinh trong tương lai. Điều này sẽ giúp rút ngắn thời gian làm việc với đối tác tư vấn triển khai, chốt các yêu cầu về nghiệp vụ để đối tác thiết kế giải pháp và xây dựng hệ thống chuẩn bị triển khai dự án.

Chuẩn bị đầy đủ lập luận thực tế, vững chắc cho từng yêu cầu nghiệp vụ. Tránh đi lòng vòng vấn đề dễ gây mất thời gian khi cung cấp thông tin cho đối tác tư vấn triển khai.

Sự tương tác giữa hệ thống đang vận hành với hệ thống ERP dự định triển khai sẽ phải thông qua bộ danh mục hệ thống chuyển đổi. Một số danh mục đặc trưng như sau:

-         Hệ thống tài khoản kế toán

-         Danh mục nhà cung cấp

-         Danh mục nhân viên

-         Danh mục khách hàng

-         Danh mục tài khoản ngân hàng

-         Danh mục tài sản cố định

-         Danh mục dự án xây dựng cơ bản

-         Danh mục kho hàng

-         Danh mục mã hàng hóa

-         Danh mục nhóm hàng hóa

-         Danh mục đơn vị tính

Danh mục hệ thống sẽ giúp chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, và là cơ sở đối chiếu, xác nhận số liệu. Các dữ liệu chuyển đổi cơ bản:

-         Bảng cân đối số phát sinh tài khoản

-         Công nợ nhà cung cấp

-         Công nợ nhân viên

-         Công nợ khách hàng

-         Công nợ phải thu, phải trả khác

-         Số liệu tài khoản ngân hàng

-         Số liệu tài sản

-         Số liệu xây dựng cơ bản

-         Số lượng và giá trị hàng hóa

-         Danh mục công thức sản phẩm

-         Danh mục công thức sản xuất
-    Danh mục nguồn lực tham gia sản xuất

5.      Lựa chọn đối tác

-         Lập hồ sơ mời thầu – HSMT

-         Đánh giá, lựa chọn đối tác

-      Tìm hiểu đối tác gồm hãng phần mềm, tư vấn triển khai, tư vấn độc lập về năng lực ngành, chính sách bán hàng, hỗ trợ sau bán hàng để đàm phán được mức giá tối ưu nhằm thuyết phục lãnh đạo thông qua nhưng vẫn đảm bảo được thành công cho dự án

6.      Kế họach triển khai chi tiết

 Kế hoạch phải được chuẩn bị đầy đủ các giai đoạn, công việc chi tiết cụ thể cần thực hiện.

No.	Giai đoạn/công việc	Bắt đầu	Kế thúc	Phụ trách	Ghi chú
1	Khởi động dự án
1.1	Chuẩn bị khởi động
1.2	Đào tạo
1.3	Khảo sát
2	Phân tích thiết kế
2.1	Phân tích, thống nhất giải pháp
2.2	Nghiệm thu giải pháp
3	Xây dựng và kiểm tra
3.1	Xây dựng, kiểm tra
3.2	Thu thập dữ liệu UAT
3.3	Đào tạo UAT
3.3	Nghiệm thu UAT
4	User Acceptance Test
4.1	Đào tạo người dùng
4.2	Chuẩn bị hệ thống, đổ Master Item
4.3	User Acceptance Test (UAT)
4.4	Nghiệm thu UAT
5	Chạy thật
5.1	Chuẩn bị số dư
5.2	Chạy thật
5.3	Hỗ trợ đóng kỳ
5.6	Nghiệm thu chạy thật, nghiệm thu dự án
6	Bảo hành, bảo trì

 -         Sản phẩm bàn giao

No.	Tên sản phẩm	Phiên bản	Ngày kế hoạch	Phụ trách	Ngày thực tế
1	Giải pháp hạ tầng CNTT
2	Tổ chức dự án
3	Kế hoạch dự án
4	Tài liệu giải pháp
5	Danh sách User sử dụng
6	Hướng dẫn sử dụng
7	Hướng dẫn đóng kỳ
8	Hướng dẫn quản trị hệ thống

-         Danh mục các khóa đào tạo

No.	Khóa đào tạo	Phụ trách	Ngày kế hoạch	Người đào tạo	Chuẩn bị	Duyệt
1	Tổng quan ERP
2	UAT
3	Đào tạo IT
4	Đào tạo hỗ trợ